处女座的职场福音——图解整理术，高效工作必备手册_营销知识

处女座的职场福音——图解整理术，高效工作必备手册

分类：营销知识发布时间：2016-02-29 11:28 点击2980

你是否也在杂乱无章的办公桌上，找不到想要的文件夹？是否也曾对着满屏幕都是文件夹的电脑桌面而束手无策？或者是忘记重要客户的姓名、弄丢了名片，而遭到老板的批评？

每天忙得像个陀螺一样，渴望时间再多一点的你，是否想过简单的整理术就可以救你脱离苦海？

为何要归档？
需要的文件怎么也找不到，相比很多人都有类似的经历。可是对于这件事，有多少人认识到其弊端了呢？假设，有人每天都要花5分钟的时间来找文件，那么一年会浪费掉多少时间呢？以外，除了找纸质的文件，还有找电子版的文件、找名片等的时间，这些浪费的时间都是不可小觑的。由此可见，如果不归档就会妨碍工作。换句话说，归档是提高工作效率的必备技巧。

归档的好处
你想通过归档达到怎样的效果呢？首先明确这一点不但会增加对归档的兴趣，而且更容易达到预期效果。

文件和文件夹存放的位置一目了然，因此能立刻找到自己需要的文件和别人索取的文件。

整理工作环境，可以使思路保持清晰，并且有助于新想法的产生。

如能保管以往的工作文件，将有助于在新工作中活用以往的工作经验。

堆积如山的文件不见了，仅此就能减轻工作带来的心理压力，并使人心情愉快地专注于工作。

在未经整理的环境中工作的弊端
我们来确认一下，一个未经整理的环境将会给工作带来多大的障碍，由此我们也可以更好地理解归档的重要性。

①无法高效工作

②失去周围人的信任

需要的文件和文件夹怎么也找不到，日常工作中有类似经历的人需要特别注意。工作一旦被打断，注意力无法集中，再次集中注意力又需要花费时间。同时，这儿会导致压力积聚。此外，因找文件而花费时间，以致重要会议迟到等事例比比皆是。这样就有可能失去周围人的信任。

归档的基本方法·文件篇
把按主题分类的文件放入透明文件夹内，并竖着放在固定位置，这个简单的系统就是归档的基本方法。其关键点是透明文件夹的安放位置。假如没有透明夹，文件会因无法分类而散乱无章。

如此一来，就无法及时找到所需的文件。另外，文件用完后要记得放回原来的透明文件夹内。虽然忙碌时容易忽略这一步，但若不好好遵循，归档的效果也会大打折扣，并导致再次回到不文件放在哪里的混乱状态。

将资料放入透明文件夹

对文件按主题进行分类，分别放入透明文件夹。如果某个文件涉及多个主题，复印后分别放入不同的透明文件夹。

对透明文件夹进行分类
按主题对透明文件夹进行分类后，下一步是按工作进展情况对其进行分类，这是归档中最重要的部分。

step1.对透明文件夹按“处理中”“暂存”“保留”进行分类

step2.透明文件夹的摆放位置和移动方法

透明文件夹的移动方法

处理中
把因故暂停或计划推迟完成的文件移到“暂存”类。已经处理完成的文件移到“保留”类。今后不会再使用的文件可以销毁。

暂存
工作已经完成的文件移到“保留”类。今后不再用到的文件可以销毁。

保留
按一周一次或一个月一次的频率，重新整理各个透明文件夹，并判断维持原样还是销毁。

活用彩色透明文件夹
在五色透明文件夹里夹杂彩色文件夹会很明显。在此介绍活用彩色文件夹，让透明文件夹更显眼的方法。

把放在“处理中”区域的透明文件夹，按照紧急工作红色，重要工作用蓝色，本周内必须完成的工作用黄色放置。这样一来，视觉上和其他透明文件夹可以区分开，工作先后顺序也一目了然。

容量大的电脑归档·电脑篇
电脑桌面上放满了各类文档和文件夹，这样的人应该很多。用电脑制作文档方便快捷，而且容量很大，因此出现这样的情形并不难理解。但是，如果任由这种状况持续，日常生活中每次查找文档就会很浪费时间。也就是说，和文件归档一样，电脑业需要按照一定的规则进行文档和文件夹的管理。其基本思路和文件归档相同，所以电脑归档也可轻松掌握。

电脑归档的原则
电脑因为存储容量大，往往容易使文档数量不断增加。为了避免出现这种情形，有必要进行电脑的归档。

电脑归档的思路和文件归档相同，重要的是能立刻知道文档所在的位置。

文件夹是基本工具，确立区分文件夹的规则。

文件夹分类的方法
按主题对文件夹进行分类

按时间顺序分类
在保存例会资料或每年规定时期内会有的研修报告书等时，还是按时间顺序来区分文件夹比较好。按照年、月对下一层及的文件夹进行区分，当想看某年某月的报告书时，就可以很快找到，非常方便。

名片归档·名片篇
经常看到有人为名片的归档烦恼，因为不知如何有效管理数量庞大的名片。为解决这个问题，本书介绍的是，准备两个名片盒，把经常使用的名片和不经常使用的名片分开管理的方法。再有，对使用度特别高的名片，可以用专门的隔片隔开，和其他名片区分开来。名片归档中最重要的是，名片数量很多时能否快速找到所需的名片。就这点而言，上述方法简单而有效。